Dateien ordnen, bevor die Suche beginnt
Ein einfaches System für Dokumente, das auch in drei Monaten noch verständlich ist.
„Final“, „final-neu“ und „wirklich-final“: Viele Ordner erzählen eine kleine Geschichte über Entscheidungen unter Zeitdruck. Ein gutes Dateisystem verhindert nicht jede Unordnung. Es macht aber wahrscheinlicher, dass wichtige Dokumente später ohne lange Suche wiedergefunden werden. Dafür braucht es vor allem gemeinsame, einfache Regeln.
Namen mit Bedeutung
Ein Dateiname sollte erkennen lassen, zu welchem Projekt ein Dokument gehört und welchen Stand es beschreibt. Ein einheitliches Datum am Anfang kann bei zeitlich geordneten Unterlagen helfen. Vermeiden Sie Abkürzungen, die nur heute verständlich sind. In Teams lohnt es sich, zwei oder drei Beispiele gemeinsam festzulegen, statt eine lange Regelbeschreibung zu schreiben.
Aktiv und abgeschlossen unterscheiden
Trennen Sie laufende Aufgaben von abgeschlossenen Projekten. Ein Archiv muss nicht täglich sichtbar sein, aber verlässlich gefunden werden können. Bevor Dateien gelöscht werden, sind Aufbewahrungspflichten und die Zuständigkeit zu klären. Ordnung ersetzt außerdem keine Sicherung: Ein aufgeräumter Ordner kann genauso verloren gehen wie ein unübersichtlicher.
Zum Ausprobieren
- Für ein Projekt ein einheitliches Namensmuster ausprobieren.
- Einen klaren Ort für abgeschlossene Arbeit festlegen.
- Gemeinsame Regeln dort dokumentieren, wo alle sie finden.
Das beste System ist eines, das auch jemand anderes versteht.
Ein Gedanke zum Mitnehmen
Beginnen Sie bei neuen Dateien, statt sofort die gesamte Vergangenheit zu sortieren. Wenn die Regel im Alltag funktioniert, können ältere Bereiche schrittweise folgen. Ein kleines, beständiges System ist meist wertvoller als ein perfekter Plan, der zu aufwendig bleibt.
